Het succesverhaal van Benetec

Benetec is gespecialiseerd in de verkoop, installatie en beheer van medische apparatuur aan ziekenhuizen en klinieken. Het bedrijf is gevestigd in Vlaanderen met een deelvestiging in Nederland en een gekwalificeerd serviceteam dat verantwoordelijk is voor het onderhoud en beheer van de apparatuur in de Benelux. Het team bestaat uit een aantal monteurs die constant op pad zijn om onderhoudsbeurten, reparaties, installaties etc uit te voeren. De monteurs worden ondersteund door twee binnendienstmedewerkers die afspraken inplannen, werkbonnen maken en serviceverzoeken afhandelen. Afgelopen jaar is het team overgestapt op FieldBuddy, een Field Service Management oplossing die draait op het Salesforce platform. Een hele omschakeling waarin Outbirds een belangrijke rol speelde.

Waarom FieldBuddy?

We spraken met Nordine Barka, de teamleider van het serviceteam. Samen met Benetec projectleider Anton Hulselmans heeft hij een grote rol gespeeld in de uiteindelijke keuze voor FieldBuddy en daar is hij nog elke dag blij mee:  “Onze oude omgeving werkte qua techniek nog prima, maar als bedrijf moet je met je tijd meegaan. We wilden af van al het papierwerk en onze processen digitaliseren om efficiënter te werken. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een passende oplossing, maar dat was niet zo eenvoudig. We hebben veel research gedaan en meerdere pakketten overwogen tot we terecht kwamen bij FieldBuddy. De demo gaf ons meteen een goed gevoel. Er zat alles in waar we naar op zoek waren.

Van papier naar digitaal

Vanaf september 2022 zijn de gebruikers geleidelijk overgestapt op het werken met FieldBuddy, vanaf januari 2023 is het team helemaal over. Niet iedereen was meteen enthousiast over de nieuwe werkwijze. Sommige monteurs moesten wennen aan het idee om alles digitaal te doen. Gelukkig waren ze snel om toen ze eenmaal met het nieuwe systeem aan de slag gingen. Inmiddels ziet iedereen er alleen nog maar de voordelen van in.

Alle monteurs kunnen via een app op hun smartphone nu altijd en overal hun werkbonnen inzien. Ook hebben ze via de app toegang tot alle informatie die ze nodig hebben zoals productspecificaties, klantgegevens en verslagen van eerdere reparaties. Verder zijn er verschillende checklists gemaakt die de monteurs tijdens de werkzaamheden gebruiken. Ze vinken de online checklist ter plekke af zodat ze niets over het hoofd zien. Heel handig! De binnendienstmedewerkers zien zo precies wat de monteurs hebben gedaan en kunnen zo het werk beter plannen. Ook voor hen heeft de komst van FieldBuddy veel veranderd. Zij hoeven geen bonnen meer uit te printen, te controleren, te archiveren of op te zoeken in dikke ordners. Dat scheelt een hoop papier, tijd en geregel.

Snelle implementatie

Toen we eenmaal het besluit hadden genomen om met FieldBuddy in zee te gaan, zijn we snel gestart met de implementatie. In die periode heb ik samen met onze projectleider Anton Hulselmans veel contact met Outbirds.  De consultants van Outbirds hebben ons uitstekend geholpen. Omdat ze FieldBuddy  goed kennen en weten wat er mogelijk is op het Salesforce Platform, konden ze ons uitstekend adviseren. Anton is goed thuis in de materie, dus dat was ideaal om zaken te overleggen en uit te werken. In een aantal online sessies hebben we samen met Outbirds het nieuwe proces ontworpen, en vervolgens hebben ze het systeem helemaal volgens onze wensen geconfigureerd.

De kracht van Outbirds

Ik ben erg onder de indruk van de kennis en flexibiliteit van de Outbirds consultants. Als iets niet mogelijk was, dan dachten ze mee over alternatieve oplossingen. Zo werken we bij Benetec met unieke serienummers, en wilden we net als in het oude systeem op bepaalde keywords kunnen filteren. Deze functionaliteiten zitten niet standaard in het pakket, maar Outbirds heeft ervoor gezorgd dat het toch voor elkaar is gekomen.

Andere belangrijke aandachtspunten waren de migratie van de bestaande database en het trainen van de medewerkers. Ook dat is helemaal goed gekomen. Als we ergens niet uitkwamen, stond het negen van de tien keer in de Q&A die Outbirds voor ons had gemaakt. Dat werkte heel handig. Natuurlijk waren er ook wel wat kleine issues. Die konden we melden in het supportsysteem JIRA en ook dat verliep heel soepel. Outbirds pakte elke melding snel op en handelde alles correct af.

En nu?

Nu het project officieel is afgerond, hebben we een servicecontract afgesloten met Outbirds, een strippenkaart die recht geeft op een aantal uren ondersteuning. Tot nog toe hebben we daar genoeg aan. We zijn helemaal tevreden met onze FieldBuddy en kleine wijzigingen doen we zelf. Verder ontdekken we nog steeds nieuwe functionaliteit waar we in de toekomst wellicht gebruik van willen maken. Dan roepen we zeker de hulp van Outbirds weer in.”